Aktieboken ska upprättas så snart samtliga stiftare har undertecknat stiftelseurkunden. Redan då ska uppgift om de tecknade aktierna föras in direkt. För dig som startar ett nytt aktiebolag betyder det att aktieboken inte är något du “tar senare”, utan en handling som ska finnas från början och spegla teckningen vid bildandet.
Ladda ner och skapa en juridiskt korrekt aktiebok här.
Vad aktieboken ska innehålla
I ett vanligt aktiebolag som inte är avstämningsbolag ska aktieboken innehålla uppgift om varje akties nummer, aktieägarnas namn samt personnummer, organisationsnummer eller annat identifieringsnummer och postadress. Om bolaget har olika aktieslag ska det framgå vilket slag varje aktie tillhör. Det ska också framgå om aktiebrev har utfärdats och, i förekommande fall, om aktien omfattas av vissa förbehåll som lagen anger. Aktierna ska tas upp i nummerföljd, vilket innebär att numreringen ska vara sammanhängande och ordnad.
Så upprättar du aktieboken i praktiken
När du skapar aktieboken utgår du från stiftelseurkunden och bolagsordningen. Du börjar med att lägga upp samtliga aktier med en tydlig numrering i nummerföljd och fördelar därefter aktierna på de aktieägare som framgår av teckningen. För varje aktieägare för du in identitetsuppgifter och postadress, och kopplar aktieinnehavet till rätt aktienummer. Har bolaget olika aktieslag ska du samtidigt se till att aktiernas slag framgår på rätt ställe, så att det inte råder tvekan om vilka aktier som är vilka. När grunden är ifylld kontrollerar du att totalen aktier i aktieboken stämmer med bolagets uppgifter om antal aktier och med teckningen i stiftelseurkunden.
Datum ska framgå
När du gör införingar och anteckningar i aktieboken ska de dateras om tidpunkten inte redan framgår av annat tillgängligt material. Det gäller både när du upprättar aktieboken första gången och när du senare gör ändringar. Syftet är att det ska vara tydligt när en uppgift började gälla.
Om aktieboken har kommit bort
Om aktieboken saknas behöver du skapa en ny genom att återskapa ägarbilden utifrån bolagets handlingar. Börja med startläget i stiftelseurkunden, eftersom det är där de ursprungliga tecknade aktierna framgår och det är den utgångspunkt lagen knyter aktiebokens upprättande till. Därefter tar du fram de handlingar som visar hur ägandet har förändrats, exempelvis överlåtelseavtal och beslut eller protokoll vid emissioner, och arbetar dig fram till dagens aktieägare och deras innehav. När du är klar ska aktierna fortfarande vara upptagna i nummerföljd med en sammanhängande numrering och tydlig koppling till rätt aktieägare.
När du behöver föra in en ny aktieägare samtidigt som du skapar aktieboken
I praktiken hamnar många i läget att aktieboken ska skapas eller återskapas samtidigt som det finns genomförda överlåtelser. När någon styrker sitt förvärv ska styrelsen, eller den som styrelsen bemyndigat, föra in förvärvaren som aktieägare. Om den sista överlåtelsen på aktiebrevet är tecknad in blanco ska förvärvarens namn sättas ut på aktiebrevet innan införing sker, och det ska antecknas på aktiebrevet att aktieägaren har förts in i aktieboken en viss dag. Det här är viktigt för att införingen ska bli korrekt när aktiebrev används.
